Gestion d'une base de données des procurations destinée aux conseillers fiscaux et aux associations d'aide fiscale en matière d'impôt sur les salaires

Pour utiliser la VDB en tant que conseiller ou conseillère fiscal(e), procédez comme suit :

• Téléchargez le formulaire « Procuration pour la représentation en matière fiscale » sur le site Internet de la Chambre fédérale des conseillers fiscaux. Faites signer cette procuration par vos clients.
• Si vous ne disposez pas encore d’une carte de membre de l’ordre, demandez-la auprès de votre ordre des conseillers fiscaux afin d’avoir accès à la base de données des procurations. 
  • Vous pouvez télécharger en ligne le formulaire de demande de carte de membre de l’ordre et le renvoyer par courrier à l’ordre des conseillers fiscaux compétent. 
  • Identifiez-vous à l’aide de ce formulaire en tant que titulaire légitime de la carte. Votre carte sera alors activée et vous serez inscrit(e) dans le répertoire.
• Inscrivez-vous sur le site Internet de votre ordre des conseillers fiscaux pour pouvoir utiliser la VDB. Vous concluez ainsi un contrat d’utilisation avec l’Ordre fédéral des conseillers fiscaux. Saisissez les procurations de vos clients dans la VDB. 
• Une fois l’activation effectuée par l’administration fiscale, vous pourrez consulter les données électroniques de vos clients dans la VDB et les traiter dans votre logiciel fiscal.
• Mettez régulièrement à jour les procurations dans la VDB. 
• Vous devez signaler sans délai à votre ordre des conseillers fiscaux toute modification concernant les données de votre cabinet (par exemple, le nom, l’adresse de l’établissement professionnel et les personnes habilitées à représenter le cabinet), afin qu’elles puissent être inscrites au registre professionnel et reprises dans la VDB.

Pour utiliser la VDB en tant qu’association d’aide fiscale en matière d’impôt sur les salaires, procédez comme suit :

• Avant de pouvoir exercer la fonction de président (VV) d’une association d’aide fiscale en matière d’impôt sur les salaires (LStHV), le compte utilisateur sur Mein ELSTER doit être certifié. Pour la demande de certification, les critères d’attribution suivants doivent être remplis :
  • le compte « Mein ELSTER » a été enregistré à l’aide d’une clé de sécurité ou d’une carte de signature électronique
  • le compte « Mein ELSTER » a été enregistré avec un numéro d'identification fiscale de l'organisation (numéro d'identification fiscale de l'association)
  • le compte utilisateur doit appartenir au groupe d'utilisateurs « Associations » ; ce paramètre peut être modifié dans le menu sous « ELSTER », puis « Mon compte utilisateur », dans l'onglet « Configurer les groupes d'utilisateurs »
  • l’association est reconnue en tant que LStHV par l’autorité compétente du Land concerné
  • la LStHV est enregistrée dans la base de données administrative des associations d’aide fiscale sur les salaires avec le statut « actif »
  • le numéro d’identification du mandataire a déjà été envoyé par courrier par l’autorité compétente à l’adresse de l’association et est en possession du président de l’association (VV)
• Vous trouverez la demande de qualification sous « Mon ELSTER », dans le menu « ELSTER », sous l’onglet « Formulaires et services », puis sous « Qualifications pour les associations d’aide fiscale ».
• Une fois la qualification du président de l’association (VV) obtenue, le responsable du centre de conseil (BStL) doit également être qualifié et activé par le VV selon la même procédure. Le BStL a ensuite la possibilité de transmettre des procurations électroniques via « Mon ELSTER »/ERiC.
• De plus, le BStL – ainsi que, en cas d’octroi d’une sous-procuration, les collaboratrices et collaborateurs du centre de conseil (après qualification) – a la possibilité d’effectuer les consultations de données découlant de la procuration.
• Remarque importante : vous avez besoin d’un compte utilisateur ELSTER distinct et d’une clé de sécurité distincte pour chaque poste au sein de votre association. De plus, un enregistrement sous le numéro d’identification fiscale (commun) de l’association est requis dans chaque cas. Les relations de représentation enregistrées des conseillers fiscaux et des associations d’aide fiscale sont prises en compte par l’administration fiscale lors de la détermination de l’acte administratif correspondant.